De impact van de coronapandemie op huisvesting
Hoe en waar werken we in de toekomst?
De campus van de Universiteit Twente is een oase van rust. Er bewegen weinig mensen over de bosrijke paden op de 146 hectare tellende campus. Het is ruim acht maanden na de start van de coronapandemie die het leven op de campus nagenoeg heeft stilgelegd. Geen studenten, geen projectpresentaties of teamvergaderingen: studeren, onderzoeken en werken gebeurt bijna volledig online. Hoe langer de pandemie duurt, hoe groter de kans dat onze gebruikelijke patronen veranderen. We reizen niet meer vijf dagen per week naar kantoor, grote hoorcolleges worden opgenomen en bekeken wanneer de student dat uitkomt. Het hoger management van de universiteit wil doordenken wat dit op lange termijn betekent voor de campus. Hoe en waar werken we? Hoe kunnen we onze huisvesting hierop aanpassen? Wat vraagt dit van onze digitale infrastructuur?
Scenario’s verkennen verschillende toekomsten van werken en studeren
Jester Strategy gaat met het hoger management van de universiteit aan de slag met scenariodenken. Een manier om op gestructureerde wijze de toekomst te verkennen en onzekerheden inzichtelijk te maken. Een kernteam en een groep van 20 leidinggevenden van verschillende faculteiten en diensten denken na over trends, de impact hiervan en wat dit betekent voor hoe we in de toekomst werken, studeren en recreëren op de universiteit. Het doeljaar van de scenario’s is 2030, wat aansluit bij de langetermijnvisie van de universiteit: Shaping 2030. Waar één scenario uitgaat van een snelle terugkeer naar het op de campus werken, schetst een ander scenario het beeld van een vrijwel volledig digitale wereld met elkaar voortdurend opvolgende lockdowns. De scenario’s geven een idee van hoe het er voorstaat met Nederland, het hoger onderwijs, studenten en werknemers en de campus. In het ene scenario werkt iedereen weer vanuit zijn eigen kantoor, in het andere scenario is hybride werken de uitkomst.
“De scenario’s helpen ons buiten bestaande kaders te denken. Hybride werken blijft bestaan, ook na corona. Met de scenario’s kunnen we bepalen hoe we invulling geven aan onze Shaping 2030 doelstellingen en tegelijkertijd meebewegen met veranderingen in hoe en waar we werken.”
Mirjam Bult-Spiering, scheidend vice-voorzitter CvB Universiteit Twente
Toekomstbestendig maken van lange termijn huisvestingsplannen
De toekomstscenario’s worden op twee manieren ingezet. Allereerst brainstormt het hoger management over wat de scenario’s betekenen voor hoe en waar de medewerkers van de universiteit werken. Het kernteam formuleert een aantal conceptprincipes rondom hybride werken en de fysieke en digitale infrastructuur. Deze principes valideert het kernteam vervolgens met 70 stakeholders binnen de universiteit: studenten, onderzoekers, onderwijzers en stafmedewerkers. De algemene principes vormen voor HR het startsein om hybride werken verder vorm te geven. De principes voor de fysieke en digitale infrastructuur zijn het kader om het long term strategic housing plan (LTSH) maar ook de Digital Agenda van de universiteit toekomstbestendig te maken.
Ten tweede worden de scenario’s gebruikt om het LTSH te stresstesten. Het plan wordt ‘door alle scenario’s getrokken’ om te kijken welke onderdelen meer robuust zijn en welke minder. De nadruk op flexibiliteit, multifunctioneel vastgoed en de campus als het hart van de universiteitscommunity maken het plan robuust. Meer specifieke projecten en thema’s die gericht zijn op het vergroten van de capaciteit kennen een zeker risico. De toekomst vraagt om een grote mate van flexibiliteit, maar we moeten accepteren dat vastgoed van nature niet flexibel is. Juist vanwege de onderlinge impact, is een geïntegreerde aanpak van huisvesting, digitalisering en de (nieuwe) manier van werken zo belangrijk. Tegelijkertijd heeft de UT ook te maken met een sterk verankerde cultuur binnen zowel het primaire proces als de ondersteuning. Mede dankzij de begeleiding door Jester Strategy, is met de basic principles een belangrijke basis gelegd om na te denken over de toekomst wat de komende tijd een vervolg zal krijgen en waar het kernteam mee aan de slag kan.
“De samenwerking met Jester Strategy heeft ons geholpen op gestructureerde én creatieve wijze naar de toekomst te kijken. Niet alleen hebben we een toekomstbestendig huisvestingsplan, we hebben binnen de universiteit het gesprek gestart over hoe en waar we werken.”
Nico-Tom Pen, Portefeuillemanager Vastgoed Universiteit Twente
Meer weten over dit project of toekomstscenario’s? Neem contact op met Jeroen Toet.
